Pascale Bélorgey dans « La boîte à outils de la gestion du temps » présente la méthode 2-20-2-2 pour gérer les demandes courantes. Le critère est la durée du travail demandé et correspond à 2 minutes – 20 minutes – 2 heures ou 2 jours. Pour chaque demande, il est essentiel d’estimer le temps nécessaire pour réaliser la tâche. La réponse sera différente en fonction de la durée demandée.
1. 2 minutes : traiter la demande tout de suite.
2. 20 minutes : à faire dès que j’ai fini la tâche que je traite actuellement
3. 2 heures : questionnez pour en savoir plus : l’enjeu de la de demande, le délai précis, le périmètre ou le degré de précision attendu. Négociez le délai dans les jours qui viennent.
4. 2 jours : questionnez pour en savoir plus. Annoncez la durée estimée. Rappelez les tâches importantes en cours et demandez de vous aider à arbitrer les priorités.
Afin de limiter le temps qu’une personne passe à vous exposer son problème, Pascale Bélorgey propose de poser la question directe : « Qu’attends-tu de moi concrètement ? ». Cela aide votre interlocuteur à reformuler sa demande et à la préciser. Elle propose également comme variante de demander à poser sa question par courriel. Cela oblige votre interlocuteur à clarifier sa demande et à décourager les moins motivés.
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