La porte de votre bureau ouverte ou fermée peut indiquer si vous acceptez d’être dérangé ou pas dérangé. Ainsi, si votre porte est fermée peu de personnes se permettront de frapper pour autant que votre porte ne reste pas fermée toute la journée. En alternant les périodes de porte fermée ou ouverte, vous envoyez un signal aux personnes de passage. Un message sur la porte du type « Ne pas déranger » peut également être un autre moyen d’indiquer sa disponibilité. Vous pouvez également définir des plages de disponibilité pour les interruptions. Ces plages sont à communiquer à vos collègues et partenaires. Par souci de simplicité, prévoyez des plages toujours à heures fixes. Cela sera également plus facile à communiquer. La configuration de votre bureau peut également jouer un rôle clé. Il est ainsi préférable d’éviter d’avoir votre bureau face à la porte. Sinon, vous risquez d’être constamment dérangé. Le contact visuel entraîne des interruptions inutiles. Si au contraire votre bureau ne permet pas un contact visuel direct, les personnes de passage seront moins enclines de vous déranger.
En cas de concentration maximum et si vous ne disposez pas d’un bureau individuel, vous pouvez vous enfermer dans une salle de réunion par exemple. Si vous venez dans la salle uniquement avec votre PC portable, vous ne serez pas distrait par les autres éléments de votre bureau et une porte d’une salle de réunion fermée indique qu’il ne faut pas déranger. A défaut de salle de réunion, les entreprises autorisent de plus en plus le travail à domicile. Vous pouvez profiter de ces moments pour travailler sur vos dossiers sans interruption, à condition de ne pas avoir à vous occuper du petit dernier en bas âge.
Le téléphone est un autre facteur d’interruption. Dans ce cas nous vous conseillons de bloquer des plages horaires durant lesquelles vous ne prenez pas le téléphone. Durant ces plages horaires, demander à la réceptionniste de noter les appels et vous rappellerez ultérieurement. A défaut de réceptionniste, vous pouvez dévier votre téléphone sur un de vos collègues. Vous pourrez rendre la pareil à un autre moment de la journée où cette fois c’est votre collègue qui déviera ses appels sur votre numéro de téléphone. Pour ce qui est du téléphone portable, ce dernier peut être mis en mode avion. A la fin de votre période sans interruption vous pourrez écouter les éventuels messages sur votre répondeur et rappeler les numéros qui s’affichent en cas d’absence. Le fait d’appeler vous permettra de déterminer le moment de l’appel et au préalable de préparer votre appel.
Ayez aussi à l’esprit la loi de Carlson qui stipule que tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue. En effet, chaque interruption entraîne une perte de temps disproportionnée par rapport à la durée de l'interruption elle-même, car il faut du temps pour se remettre dans le flux de son travail initial.
Ajouter un commentaire
Commentaires