La porte de votre bureau ouverte ou fermée peut indiquer si vous acceptez d’être dérangé ou pas dérangé. Ainsi, si votre porte est fermée peu de personnes se permettront de frapper pour autant que votre porte ne reste pas fermée toute la journée. En alternant les périodes de porte fermée ou ouverte, vous envoyez un signal aux personnes de passage. Un message sur la porte du type « Ne pas déranger » peut également être un autre moyen d’indiquer sa disponibilité. Vous pouvez également définir des plages de disponibilité pour les interruptions. Ces plages sont à communiquer à vos collègues et partenaires. Par souci de simplicité, prévoyez des plages toujours à heures fixes. Cela sera également plus facile à communiquer. La configuration de votre bureau peut également jouer un rôle clé. Il est ainsi préférable d’éviter d’avoir votre bureau face à la porte. Sinon, vous risquez d’être constamment dérangé. Le contact visuel entraîne des interruptions inutiles. Si au contraire votre bureau ne permet pas un contact visuel direct, les personnes de passage seront moins enclines de vous déranger.En cas de concentration maximum et si vous ne disposez pas d’un bureau individuel, vous pouvez vous enfermer dans une salle de réunion par exemple. Si vous venez dans la salle uniquement avec votre PC portable, vous ne serez pas distrait par les autres éléments de votre bureau et une porte d’une salle de réunion fermée indique qu’il ne faut pas déranger. A défaut de salle de réunion, les entreprises autorisent de plus en plus le travail à domicile. Vous pouvez profiter de ces moments pour travailler sur vos dossiers sans interruption, à condition de ne pas avoir à vous occuper du petit dernier en bas âge.Le téléphone est un autre facteur d’interruption. Dans ce cas nous vous conseillons de bloquer des plages horaires durant lesquelles vous ne prenez pas le téléphone. Durant ces plages horaires, demander à la réceptionniste de noter les appels et vous rappellerez ultérieurement. A défaut de réceptionniste, vous pouvez dévier votre téléphone sur un de vos collègues. Vous pourrez rendre la pareil à un autre moment de la journée où cette fois c’est votre collègue qui déviera ses appels sur votre numéro de téléphone. Pour ce qui est du téléphone portable, ce dernier peut être mis en mode avion. A la fin de votre période sans interruption vous pourrez écouter les éventuels messages sur votre répondeur et rappeler les numéros qui s’affichent en cas d’absence. Le fait d’appeler vous permettra de déterminer le moment de l’appel et au préalable de préparer votre appel.Ayez aussi à l’esprit la loi de Carlson qui stipule que tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue. En effet, chaque interruption entraîne une perte de temps disproportionnée par rapport à la durée de l'interruption elle-même, car il faut du temps pour se remettre dans le flux de son travail initial.

Pascale Bélorgey introduit une la notion de la relativisation des enjeux par la projection dans le futur. Cela permet de ne pas céder à la pression du moment. Elle désigne trois étapes :1. Dessinez votre problème aujourd’huiImaginez que vous preniez la décision de ne pas faire cette tâche. Quelles sont les conséquences ? Comment réagissent les personnes impliquées dans le problème ? Sur une feuille de papier, tracez un cercle de la taille que représente le problème pour vous aujourd’hui.2. Projetez-vous dans un anUn an après, quelles sont les conséquences ? Un an après, que pensent de vous les personnes impliquées dans le problème d’alors ? Dessinez un nouveau cercle de la taille que représente le problème pour vous un an après.3. Projetez-vous dans cinq ansOù êtes-vous, cinq ans plus tard ? Occupez-vous toujours la même fonction ? et les personnes à l’époque dans le problème ? Y a-t-il encore des conséquences à votre décision d’il y a cinq ans ? Dessinez un nouveau cercle de la taille du problème pour vous cinq ans après.Si vous cercles ont diminués jusqu’à disparaître, savourez votre sérénité. Si vos cercles ont grandi ou sont restés de taille identique, écoutez votre intuition et traiter le problème.

Stephanie Winston définit le ratio « rentabilité / priorité » en demandant de prendre l’habitude d’évaluer les tâches en termes de rentabilité en pensant le temps consacré comme rentable ou pas. Ainsi, il n’est pas rentable de passer plusieurs heures à négocier un rabais de quelques francs. En revanche il n’est pas opportun de prendre une décision rapide pour un investissement de plusieurs milliers de francs. Dans son analyse de rentabilité, elle définit 4 niveaux :1. Tâche à haute rentabilité : tâche qui promet de rapporter des bénéfices substantiels ou spectaculaires tels que le développement d’un nouveau marché, une campagne de ventes ou la signature d’un contrat important. Il est important d’intégrer dans ses tâches quotidiennement une tâche de ce type mais pas plus afin d’avoir suffisamment de temps à y consacrer.2. Tâche à rentabilité négative : tâche qui concerne une obligation dont les conséquences pourraient être désastreuses en cas d’oubli ou d’ajournement, par exemple le traitement de ses courriels ou une réponse à donner à son supérieur.3. Tâche à rentabilité moyenne : cela constitue l’essentiel de son travail quotidien. Cette tâche a généralement la priorité 2. Il faut les assumer mais nous avons une certaine latitude quant au moment de les exécuter.4. Tâche à rentabilité basse ou nulle : tâche offrant peut de bénéfices telles que la rédaction d’un rapport qui ne sera pas lu ou la relecture d’une lettre qui a déjà fait l’objet de plusieurs relectures. Ce type de tâche devrait être évitée.

Les interruptions liées à ses collègues est également un facteur important dans la gestion de son temps. Certains de nos collègues semblent avoir toujours le temps de déballer l’ensemble de leur vie privée ou de vous entretenir sur les derniers exploits de leur équipe de football favorite.S’il est une situation délicate, c’est bien de mettre fin à ces conversations. Si par respect ou pour éviter toute mauvaise ambiance au bureau, il n’est pas possible de signifier à son collègue que nous n’avons pas le temps de l’écouter, une des techniques est la passivité.Le fait de poser des questions donne l’impression à votre interlocuteur que vous souhaitez qu’il continue. Si au contraire, vous ne dites rien, votre collègue va s’essouffler et repartira. Ne pas attiser la conversation permet de mettre fin à cette même conservation.Vous pouvez également vous lever, cela signifie que vous n’avez pas beaucoup de temps ou alors vous pouvez quitter votre bureau prétextant une tâche à faire ou un document urgent à remettre. Vous pouvez également limité les possibilités de s’assoir ou fournir des sièges peu confortables.

Le loi de Laborit décrit que notre comportement nous pousse à faire ce qui nous fait plaisir en premier. C’est pourquoi elle est aussi surnommée « la loi du moindre effort » soulignant le fait que l’on préfère réaliser les tâches qui nous procurent une satisfaction immédiate.Aussi il est préférable de commencer sa journée de travail par la tâche la plus difficile ou la plus pénible. Il est conseillé de planifier ses journées à l’avance en fonction de la difficulté de ses activités. Chaque début de journée, je me pose la question : Quelle est l’activité prioritaire sur laquelle je veux vraiment avancer ? Cette activité devra être placée en premier. Cela permet de donner une direction et donc de mieux définir sa ou ses priorités.Il est également important d’avoir à l’esprit que ce ne sont pas forcément les tâches que nous aimons faire qui sont les tâches que nous devons faire. Une planification en amont de sa journée peut éviter ce travers.

Nos pensées et croyances peuvent bloquer notre efficacité. Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt dans « Apprendre à s’organiser, c’est facile » citent six situations :1. Le tout ou rien : il n’y a pas de demi-mesures. Soit je réalise la tâche de manière impeccable soit je ne l’a fait pas.2. La boule de cristal : je sais bien comment cela va se passer. Je vais réaliser une tâche et personne ne s’en rendra compte. Il suffit que j’imagine un avenir peu attractif pour carrément ne pas commencer la tâche que je voulais faire.3. Le catastrophisme : de toute façon cela ne sert à rien et cela va engendrer des problèmes. Effectivement, à quoi bon ? Si tout est voué à l’échec et apporte des catastrophes.4. L’étiquetage : comment pourrais-je changer, si j’ai toujours été comme ça ?5. Les exigences tyranniques : correspondant à toutes ces mini-injonctions sur les thèmes de « sois parfait », « va vite », « ne gêne pas les gens » ou « sois gentil et poli ». A force de vouloir y répondre, vous attendez le moment idéal ou les circonstances idéales, celles qui n’arriveront jamais. 6. Le raisonnement émotionnel : ça m’embête. Je n’ai pas envie. Je ne le sens pas. Plus tard, pas maintenant. Je suis fatigué. J’ai mieux à faire.

« La façon dont vous utilisez le temps est souvent le reflet d’habitudes acquises de longue date. De nombreux managers perdent du temps non pas tellement du fait d’interruptions extérieures, mais de celui de leur proportion à se sabrer eux-mêmes, que ce soit par pertes de temps, par perfectionnisme ou par un style de travail inefficient » déclarait Stephanie Winston dans « Organisez votre travail pour mieux gagner ». En clair, c’est à chacun de faire un travail sur lui-même et éviter de blâmer l’extérieur. Il est vrai que les interruptions extérieures peuvent être fréquentes mais est-ce vraiment le fond du problème ? N’aimez-vous pas être dérangé et ainsi mettre de côté une tâche ennuyeuse et qui ne vous apporte que peu de satisfactions ?Il est humain de blâmer l’extérieur tel que je n’ai pas la bonne chaise, le bon bureau, le bon écran, la bonne luminosité… Nous pouvons toujours trouver une excuse. La question à se poser est : que fais-je pour changer la situation ? Il faut agir mais parfois il est plus confortable de se plaindre.Une étude sur les habitudes prises suggère qu’il faut, pour qu’une nouvelle habitude prenne forme, en moyenne 66 jours avec un minimum de 21 jours. Les habitudes peuvent changer mais cela demande de la volonté et un peu de temps pour asseoir une nouvelle habitude.

Son départ en vacances se prépare suffisamment à l’avance afin de partir l’esprit libre. Je conseille de ne pas prendre de rendez-vous l’après-midi d’avant son départ en vacances pour gérer les imprévus. Il en va de même pour la matinée de reprise du travail.

Pour une réunion efficace, il est important d’observer un certain nombre d’éléments clés.

La planification de votre journée peut être établie le matin en arrivant au bureau. Toutefois, je conseille de la faire la veille au soir ou même au cours de la journée. Ces tâches peuvent être lister de manière électronique en utilisant le gestionnaire des tâches d’un agenda électronique. Un agenda papier peut également être utilisé. Le fait d’écrire manuellement les tâches permet de mieux les mémoriser. Le simple fait de déplacer des tâches sur un agenda électronique ne permet pas la même mémorisation.

C’est à vous de déterminer où placer au mieux vos rendez-vous de la journée. Pascale Bélorgey dans « La boîte à outils de la gestion du temps » propose 8 règles à suivre :

Julien Godefroy sur reussir-son-mangement.com définit 7 étapes clés pour savoir dire non au travail :