Pour commencer, il faut s’interroger si le courriel est la meilleures façon de communiquer. Un téléphone ou une réunion peut être parfois plus efficace et évite les échanges ping-pong.
En règle générale quand une personne est en destinataire, une tâche ou une action est demandée ; la personne en copie l’est pour information.
Concernant le destinataire, je dois m’interroger sur la plus-value du courriel pour le destinataire.
Il faut toujours indiquer un objet résumant le message. Dans la rédaction du courriel on appliquera les principes suivants :
1 sujet = 1 courriel
1 idée = 1 phrase (courte)
Se limiter à 4 paragraphes et soigner sa signature en indiquant l’ensemble de ses coordonnées. Avant envoi, n’oubliez pas une relecture attentive.
Enfin lors de la réponse à un courriel, il faut s’interroger sur la pertinence de répondre à toutes les personnes ayant reçu le courriel ou uniquement l’expéditeur.
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