C’est à vous de déterminer où placer au mieux vos rendez-vous de la journée. Pascale Bélorgey dans « La boîte à outils de la gestion du temps » propose 8 règles à suivre :
- Proposez les rendez-vous aux horaires 11h30, 14h00 ou 15h00 qui sont des moments où vous n’allez pas vous consacrer aux tâches demandant beaucoup de concentration ;
- Négociez la date mais restez ferme sur l’horaire ;
- Limitez la durée des rendez-vous. Au-delà d’une heure, 80% du temps consommé n’a pas ou peu de valeur ajoutée ;
- Exception aux règles 1 et 3, les rendez-vous de travail importants peuvent avoir lieu tôt le matin et durer deux heures, pour avoir le temps d’aboutir à un résultat fini ;
- Positionnez les rendez-vous avec les personnes notoirement bavardes juste avant le repas de midi ou juste avant une réunion importante;
- Accordez des rendez-vous très courts : 30, voire 15 minutes. Cela forcera votre interlocuteur à aller à l’essentiel ;
- Proposez un repas de midi plutôt que de ponctionner une heure productive de votre agenda ;
- Refusez les rendez-vous trop éloignés de vos priorités.
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