Eléments clés pour une réunion efficace

Pour une réunion efficace, il est important d’observer un certain nombre d’éléments clés.

1. Lieu de la réunion : une table ronde invite plutôt à la coopération alors que d’être en face d’un interlocuteur va engendrer une forme de confrontation. Si l’organisateur prévoit de faire la réunion dans son bureau s’est également un signe. Il se place comme hôte.
2. Débuter à l’heure : les personnes présentes n’ont pas à perdre du temps si des retardataires ne sont pas encore présents.
3. Heures de début et de fin : il est important dès la convocation de la réunion de préciser la durée de la réunion. Posez-vous la question si toutes les réunions doivent avoir une durée ronde de 30 ou 60 minutes.
4. Définition des rôles :

• Président : en charge des invitations, de la définition du lieu, de la durée de la séance, de l’ordre du jour
• Gardien du temps : en charge du bon suivi de l’ordre du jour et aide à recentrer les débats
• Rédacteur du procès-verbal : reporte les propos et les décisions de la réunion.

5. Ordre du jour et but de la réunion : l’ordre du jour doit être suffisamment clair pour que chaque participant comprenne le but de la séance et ce qui est attendu de lui. Ainsi dans l’invitation qui est envoyée il faut clairement indiquer les travaux préparatoires attendus par chaque participant. Si la réunion ne sert pas à prendre une décision, l’organisateur doit s’interroger si la réunion est vraiment utile. S’il s’agit d’informer, peut-être qu’un autre moyen de communication peut être utiliser.