Son départ en vacances se prépare suffisamment à l’avance afin de partir l’esprit libre. Je conseille de ne pas prendre de rendez-vous l’après-midi d’avant son départ en vacances pour gérer les imprévus. Il en va de même pour la matinée de reprise du travail.
Un message d’absence pour les courriers électroniques est à programmer 3 à 4 heures avant son départ effectif du travail. Vous avez en effet toujours une personne qui vous enverra un courriel urgent 5 minutes avant votre départ. En ayant un message d’absence, vous pourrez juger si vous avez encore le temps d’y répondre ou si l’expéditeur du message devra attendre votre retour ou regarder avec votre suppléant.
Dans votre message d’absence vous indiquerez si les e-mails reçus seront lus ou pas et vous préciserez la personne à contacter en cas d’urgence. Au préalable, vous aurez bien sûr prévenu cette personne et fait le point avec elle avant votre départ sur les situations ou les demandes potentielles qui pourrons surgir.
Il est également important d’organiser sa suppléance, notamment en matière de signatures ou d’approbation électronique de factures, investissements, notes de frais ou autres éléments.
Je conseille d’informer ces principaux contacts au minimum 1 semaine à l’avance de son prochain départ en vacances. Ainsi, si des éléments doivent être réglés avant votre départ, cela sera étalé sur plusieurs jours.
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