Un courriel n’est pas une réaction vive à des propos qui vous ont particulièrement touchés. Il vaut la peine d’attendre avant de répondre et de se replonger dans le contexte des courriels. Prendre un peu de recul par rapport à une situation est bénéfique. Des réactions impulsives sont souvent inefficaces. Un courriel n’est pas fait pour régler ses comptes ou un conflit. Evitez de réagir à chaud et prenez le temps de lire calmement le courriel reçu. Il peut arriver que par une lecture rapide du courriel vous interprétiez le contraire de ce qui a été écrit. Une lecture rapide peut passer par-dessus une négation par exemple. En lisant rapidement, la négation n’est pas toujours retenue et vous comprenez le contraire de ce qui a été exprimé. Lorsque le courriel a été écrit dans une langue qui n’est pas la langue maternelle de l’expéditeur il vaut la peine de bien comprendre ce que la personne a vraiment voulu communiquer sans sauter directement aux conclusions. Nous avons tous nos travers et parfois une grille de lecture qui ne correspond pas à la réalité.

Les interruptions peuvent également être imputables à soi-même. Vous êtes concentré sur une tâche et tout à coup il vous vient une idée ou vous vous remémorez une tâche que vous avez oublié de faire. Afin de rester concentré sur votre tâche actuelle, notez l’idée sur un papier afin de vous libérer l’esprit et ainsi ne pas vous laisser distraire ou auto-distraire. Dès lors, il est important d’avoir toujours avec soi une bloc note et un stylo ou alors son smartphone pour noter ce qui vous passe par la tête. Cela vous sera utile lorsque vous prendrez le temps de lister toutes les tâches à faire. Vous gagnerez en efficacité.

Un pense-bête est une liste de tâches à répéter de manière régulière par exemple une fois par mois ou lors d’un évènement précis. Cela peut être l’accueil d’un nouveau collaborateur ou l’arrivée d’un nouveau client. Dans un pense-bête est listé l’ensemble des activités à réaliser pour ne rien oublier. Pascale Bélorgey dans « La boîte à outils de la gestion du temps » parle de listes spécifiques comme étant « des rails qui nous guident dans la réalisation de tâches répétitives, complexes ou minutieuses ». Elle conseille d’enrichir la liste en cours d’utilisation (lors de l’avancement du travail) en la mettant à jour en temps réel.

La loi d’Illich aussi appelée loi des rendements décroissants affirme qu’au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. Ainsi en général au-delà de 90 minutes passées sur une tâche, notre attention et notre efficacité diminuent fortement. Plus on se force à continuer à travailler, moins on est performant. Si vous n’arrivez pas à terminer une tâche, arrêtez de vous acharner, faites une pause pour mieux recommencer par la suite.

François Delivré dans « Question de Temps » introduit la notion de temps obligé et le définit comme : « les occupations obligées sont celles dont nous ne sommes pas ou peu maîtres ». Il rajoute « Modifier le caractère obligé de ces occupations demande beaucoup d’énergie, souvent des justifications… ».François Delivré oppose le temps obligé par le temps à soi. « Le temps à soi est celui dont nous sommes maîtres. Nous pouvons décider de ce que nous y faisons et du moment auquel nous le faisons ». Il ajoute « Dans la vie professionnelle, le temps à soi est celui où nous avons la possibilité d’organiser notre travail sans avoir à rendre compte du moment où nous le faisons ni comment nous le faisons. Plus nous avons de temps à nous et plus il nous est facile de le planifier. Tous l’art des personnes qui ont, du fait de leurs fonctions professionnelles, une grande quantité d’heures obligées va être de rentabiliser au mieux le peu de temps à elles qui leur reste et de trouver des méthodes pour se dégager au maximum du carcan du temp obligé. Ceci nécessite un courage certain et une conscience aiguë des priorités ».

Pascale Bélorgey dans « La boîte à outils de la gestion du temps » indique que « le refus diplomatique n’est pas un non absolu. Il permet de protéger notre concentration des demandes inopportunes et de négocier les conditions de notre contribution, tout en répondant au besoin de la personne ». Elle indique plusieurs étapes pour traiter ces demandes :- Reportez la demande en proposant d’en discuter quand vous aurez fini votre dossier en cours- Creusez la demande en écoutant avec bienveillance et en reformulant la demande- Faites votre choix selon le degré de proximité par rapport au périmètre de votre fonction, votre charge de travail actuelle et votre envie vis-à-vis du sujet ou de la personne- Dites non simplement en donnant une courte explication factuelle et apportez une piste de solution- Dites oui en posant vos conditions en donnant une courte explication de vos contraintes ou en proposant de modifier la date.

La procrastination, ou l’art de remettre au lendemain, est un sujet récurrent. Dans « 7 techniques pour gagner du temps », Dimitri Carlet et Séverin Sauzède indiquent que la procrastination peut être le signe que les objectifs que vous avez définis ne sont pas les bons, et qu’une fois que vous êtes confrontés à la mise en pratique et à l’action, vous n’êtes finalement plus du tout motivé. Dans ce cas il faudra s’interroger si vous avez choisi les bons objectifs.Il n’y a pas de meilleure façon de booster sa motivation que de sentir que l’on progresse, ce qui est parfois difficile en fonction du projet. Il faut essayer de mesurer et de visualiser son succès au quotidien en utilisant des indicateurs bien adaptés.Il peut être intéressant de commencer ses journées par la tâche la plus difficile. Tôt le matin, quand son énergie est au maximum, si vous réussissez à accomplir une tâche très difficile, toutes les autres vous paraissent très atteignables.Quand vous n’arrivez pas à vous motiver à passer à l’action, fixez-vous un objectif ridiculement facile pour démarrer. Il s’agit de commencer par commencer.Le perfectionnisme peut également conduire à la procrastination en étant tenté de s’arrêter plutôt que de continuer car la qualité n’est pas au rendez-vous. Appliquez l’adage « Fait vaut mieux que parfait ». Il est toujours possible d’améliorer son travail plus tard si vous n’êtes pas pleinement satisfait.

Dans « 7 techniques pour gagner du temps », Dimitri Carlet et Séverin Sauzède nous entretiennent sur la notion de haute concentration et indiquent qu’il faut choisir des plages de concentration à l’avance. Ces plages peuvent être de durée différente (une heure, un jour, une semaine) mais se caractérisent par une déconnexion de tout réseau.Les sources de distraction sont nombreuses, les auteurs proposent des stratégies pour favoriser la concentration :- Prévoir des moments de silence en se déconnectant de tout réseau- Planifier les plages de repos et de loisir dans son agenda- Prévoir une déconnexion digitale d’un jour ou deux au moins une fois par mois- Ranger ses affaires et son bureau- Se désabonner des newsletters que nous ne lisons pas- Désinstaller toutes les applications de son smartphone qui ne sont pas utilisées et désactiver toutes les notifications- Ne plus écouter les informations ou limiter les plages horaire au cours desquelles vous les écoutez- Relever les e-mails et consulter les réseaux sociaux après avoir atteint son objectif de travail à haute concentration- Pratiquer la méditation de pleine conscience- Travailler en mode déconnecté dès que possible- Reléguer les tâches nécessitant moins de concentration et réunions à la fin de journée- Commencer une tâche à haute concentration dès le réveil- En cas de mal à se concentrer, prendre une pause de 5 à 10 minutes- Prévenez vos interlocuteurs lorsque vous êtes disponibles et enclencher des messages automatiques d’absence pendant vos période de haute concentration- Concentrer sur ce qui est important

Dans « 7 techniques pour gagner du temps », Dimitri Carlet et Séverin Sauzède développent la notion de multiplier.A ce stade, les auteurs donne des éléments pour créer du temps. Il s’agit d’identifier sa ou ses contraintes principales qui empêchent d’atteindre son objectif plus vite. Une fois ces contraintes identifiées, vous travaillerez sur ces contraintes pour les éliminer. Cela vous permettra ainsi de créer du temps.Une autre notion est celle de définir le meilleur moment pour effectuer une tâche. En créant sa planification, il ne suffit pas de savoir quoi faire et comment le faire mais aussi quand le faire. Nous avons un biais naturel de faire une tâche au plus tôt alors que nous devrions nous poser la question : « Jusqu’à quand cette tâche peut attendre ? ».Enfin il y a lieu de se poser la question « quelles sont les tâches que je peux automatiser ? ». Il vaut la peine de prendre un peu de recul sur son activité, de passer du temps à automatiser une tâche pour en gagner par la suite.

Dans « 7 techniques pour gagner du temps », Dimitri Carlet et Séverin Sauzède développent les notions de prioriser et planifier.1. PrioriserLes auteurs partent du constat que « si vous ne faites pas le choix de prioriser tout ce que vous faites, quelqu’un d’autre le fera à votre place et remplira chaque jour votre to-do list de tâches qui vous empêcheront, à terme, de vous réaliser ». C’est donc l’heure de faire des choix et d’éviter les regrets. Deux questions doivent vous guider :Qu’est-ce que je risque de regretter si je ne change rien et que ne je ne fais pas les bons choix maintenant ?Qu’est-ce que je peux faire maintenant et qu’est-ce que je choisis pour ne pas avoir de regrets plus tard ?A ce stade, il s’agit de transformer son objectif en plan d’action et de limiter ses tâches à l’essentiel.2. PlanifierDans cette étape, les auteurs introduisent la notion de TLPI ou Tâches Les Plus Importantes. Ce sont les tâches à privilégier au quotidien, car ce sont les seules qui vous permettent d’atteindre vos objectifs prioritaires. L’idée est de démarrer chaque journée en accomplissant au moins une TLPI avant de faire quoi que ce soit d’autre.La planification de sa journée est également un élément essentiel à ce stade. Lors de cette étape, vous lister les tâches que vous souhaitez accomplir durant la journée en attribuant une durée pour chacune d’elle. Entre chacune d’elle, une pause est à planifier vous permettant soit de souffler entre deux tâches ou alors de faire face à des imprévus.

Dans « 7 techniques pour gagner du temps », Dimitri Carlet et Séverin Sauzède développent les notions de simplifier et clarifier.1. SimplifierSimplifier, c’est faire le tri tant au niveau professionnel que privé ou comment éliminer, réduire ou simplifier nos activités. C’est aussi savoir dire non. Savoir dire non, c’est dire oui à vos priorités.Les auteurs demandes de répondre aux deux questions suivantes :Quelles sont les tâches et les activités qui vous prennent trop de temps ?Qu’est-ce qui semble inutile, inefficace, fastidieux ou ennuyeux quand vous repassez votre journée en accéléré ?Les auteurs introduisent la notion de not-to-do-list qui est une liste de choses que vous vous engagez à ne pas faire. Il s’agit de se concentrer sur les choses utiles.2. ClarifierLes auteurs commencent par poser la question :Comment réussir à mieux gérer son temps, si on ne sait pas où on souhaite aller ?Il n’y a pas assez de temps dans une vie pour tout faire, dès lors il va falloir commencer par choisir. Sur la base de votre vision ou de vos aspirations, il s’agit de définir ses objectifs à long terme qui sont en fait la déclinaison de sa vision.

La tenue d’un agenda précis avec l’ensemble des activités y compris celles n’impliquant que soi permet de se concentrer sur ses priorités et de ne pas se laisser distraire par d’autres tâches.Un agenda se doit d’être souple pour intercaler les urgences ou les imprévus mais également prévoir des plages de repos ou distractions. L’habilité de se resourcer est essentiel pour être efficace dans son activité professionnelle ou privée d’ailleurs.Dès lors il est fortement conseillé de planifier les imprévus dans votre agenda en indiquant des plages dédiés à cela. Si les imprévus arrivent vous serez prêts à les traiter, si les imprévus n’arrivent pas ou sont plus courts que prévu, vous aurez plus de temps pour réaliser vos tâches voire pour en faire un peu plus et prendre ainsi de l’avance sur votre prochaine journée qui aura peut-être plus d’imprévus que planifiés.